Συνοδευτικά έγγραφα αποστολής | Τι έγγραφα χρειάζονται για την αποστολή σας στο εξωτερικό

Όσον αφορά τα logistics, η βάση κάθε πράξης μεταφοράς είναι η τεκμηρίωση, δηλαδή τα παραστατικά μεταφοράς. Ανάλογα με την περίπτωση, ενδέχεται να διαφέρουν τα συνοδευτικά έγγραφα αποστολής που απαιτούνται για εξαγωγές και εισαγωγές. Ωστόσο, υπάρχουν κάποια συγκεκριμένα έγγραφα που χρειάζονται για κάθε αποστολή, ανεξάρτητα από τα είδη των εμπορευμάτων που αποστέλλονται ή τον προορισμό τους. Συνεχίστε την ανάγνωση για να μάθετε περισσότερα για το τι έγγραφα χρειάζονται για την αποστολή εξαγωγής/εισαγωγής σας, όπως η φορτωτική αποστολής ή η CMR τι είναι. Παρακάτω θα βρείτε επίσης τη λίστα με τα συνοδευτικά έγγραφα αποστολής που χρειάζονται όταν στέλνετε με την Eurosender.

Γενικά παραστατικά μεταφοράς

Φορτωτική αποστολής

Η φορτωτική αποστολής (bill of lading) είναι ένα από τα πιο σημαντικά συνοδευτικά έγγραφα αποστολής προϊόντων, είτε τα εμπορεύματα αποστέλλονται οδικώς, δια θαλάσσης ή αεροπορικώς. Τι ακριβώς είναι η φορτωτική αποστολής; Είναι μια σύμβαση που συνάπτεται μεταξύ του μεταφορέας και του αποστολέα, η οποία χρησιμεύει ως επιβεβαίωση και απόδειξη ότι η αποστολή παραλήφθηκε επιτυχώς από τον μεταφορέα και θα μεταφερθεί από τον τελευταίο σε συμφωνημένο προορισμό. Η φορτωτική αποστολής καταγράφει τα μέρη της συμφωνίας μεταφοράς, καθώς και το είδος, το βάρος και τον αριθμό/όγκο των εμπορευμάτων που μεταφέρονται.

Πιστοποιητικό ασφάλισης της αποστολής

Ανεξάρτητα από τον τρόπο μεταφοράς που επιλέξατε (οδικώς, σιδηροδρομικώς, αεροπορικώς, ή δια θαλάσση), τα εμπορεύματα εκτίθενται σε πολλούς κινδύνους κατά τη μεταφορά, όπως ζημιά, απώλεια, φθορά κ.λπ. Έτσι είναι απαραίτητο για τον αποστολέα να έχει πιστοποιητικό ασφάλισης της αποστολής φορτίου, ως μέρος των συνοδευτικών εγγράφων αποστολής και να ορίζετε με σαφήνεια το εύρος της κάλυψης που παρέχεται. Ένας αποστολέας συνάπτει συνήθως σύμβαση ασφάλισης αποστολής είτε μέσω της εταιρείας μεταφορών, είτε απευθείας με μια ασφαλιστική εταιρεία. Το πιστοποιητικό ασφάλισης της αποστολής καθορίζει τον τύπο και το ύψος της ασφαλιστικής κάλυψης αποστολής, ενώ περιέχει πληροφορίες για τα είδη των προϊόντων που ασφαλίζονται, τον προορισμό και τους όρους και τις προϋποθέσεις της ασφάλισης.

Πολλοί πελάτες μας, μας ρωτάνε επίσης η CMR τι είναι. Η CMR είναι η Συνθήκης επί Συμβάσεων Διεθνούς Οδικής Μεταφοράς Εμπορευμάτων και η ασφάλεια CMR καλύπτει οποιαδήποτε Αστική Ευθύνη προκύψει για υλικές ζημιές ή απώλειες προς τα μεταφερόμενα εμπορεύματα. Η CMR είναι ουσιαστικά η ενιαία νομοθεσία μεταξύ διαφορετικών χωρών, για την επίλυση διαφορών στις οδικές διεθνείς μεταφορές.

Εμπορικό τιμολόγιο αποστολής

Το εμπορικό τιμολόγιο αποστολής είναι ένα ακόμα από τα απαραίτητα παραστατικά μεταφοράς για εξαγωγή/ εισαγωγή. Είναι απαραίτητο για να περάσουν τα προϊόντα σας από το τελωνείο, καθώς αποτελεί μέρος της τεκμηρίωσης εκτελωνισμού. Άρα θα πρέπει να γίνει έκδοση τιμολογίου πριν την παράδοση. Ένα καλά συμπληρωμένο εμπορικό τιμολόγιο αποστολής επιτρέπει στις τελωνειακές αρχές να αποφασίζουν γρήγορα ποιοι φόροι εισαγωγής και δασμοί ισχύουν για τα προϊόντα σας και βοηθά στην αποφυγή καθυστερήσεων. Η έκδοση τιμολογίου πριν την παράδοση είναι λοιπόν από τα βασικά συνοδευτικά έγγραφα αποστολής για διεθνείς μεταφορές, καθώς περιέχει τις περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την αποστολή των προϊόντων σας και όλα τα μέρη που εμπλέκονται σε αυτή τη διαδικασία: ονόματα και διευθύνσεις του εξαγωγέα και του εισαγωγέα, λεπτομερή περιγραφή των αντικειμένων που αποστέλλονται, λόγος εξαγωγής, χώρα παραγωγής και κωδικούς εναρμονισμένου συστήματος που χρησιμοποιούνται για την ταξινόμηση των προϊόντων.

Αρκετοί μπερδεύουν το δελτίο αποστολής με το εμπορικό τιμολόγιο αποστολής. Το δελτίο αποστολής αναφέρει με λεπτομέρεια τα συγκεκριμένα περιεχόμενα κάθε συσκευασίας, και είναι παρόμοιο με το εμπορικό τιμολόγιο αποστολής, χωρίς όμως να το αντικαθιστά. Το δελτίο αποστολής δεν περιλαμβάνει πληροφορίες όπως το κόστος ή την αξία των περιεχομένων, για αυτό και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για περιπτώσεις κατά τις οποίες τα περιεχόμενα θα προωθηθούν σε κάποιον τρίτο, όπως σε έναν πελάτη ή πωλητή.

Ετικέτα αποστολής

Η ετικέτα αποστολής είναι από τα ευρέως χρησιμοποιούμενα συνοδευτικά έγγραφα αποστολής, αφού χρησιμοποιείται και σε απλές αποστολές και σε εμπορευματικές. Μια ετικέτα αποστολής αναγράφει βασικές πληροφορίες που επιτρέπει στην εταιρεία μεταφορών να την παραδώσει από το σημείο παραλαβής στον τελικό προορισμό της. Αυτές περιλαμβάνουν τις διευθύνσεις του αποστολέα και του παραλήπτη, την ημερομηνία παραλαβής, τον αριθμό των αντικειμένων που αποστέλλονται, το βάρος τους και τον αριθμό εντοπισμού. Η ετικέτα αποστολής περιέχει το όνομα του μεταφορέα που θα εκτελέσει την υπηρεσία και σε κάποιες περιπτώσεις και το περιεχόμενο, ειδικά σε διεθνείς αποστολές. Περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες σχετικά με τη μέθοδο αποστολής (π.χ. Express, Απλή κ.λπ.), έτσι ώστε το κούριερ να μπορεί να διασφαλίσει ότι παρέχεται η σωστή υπηρεσία που έχει πληρωθεί. Σε αντίθεση με άλλα παραστατικά μεταφοράς, οι ετικέτες αποστολής πρέπει να είναι κολλημένες στα δέματα ή οποιοδήποτε άλλο είδος φορτίου μεταφέρετε.

Επιστολή οδηγιών του αποστολέα (SLI)

Η επιστολή οδηγιών του αποστολέα (SLI) συμπεριλαμβάνεται συνήθως στα συνοδευτικά έγγραφα αποστολής προϊόντων. Είναι ένα έγγραφο με το οποίο ο εξαγωγέας παρέχει στον μεταφορέα όλες τις οδηγίες σχετικά με το πώς και πού θα παραδοθούν τα φορτωμένα προϊόντα. Δίνει τη δυνατότητα στην εταιρεία μεταφορών να ενεργεί ως εξουσιοδοτημένος μεταφορέας για τον έλεγχο των εξαγωγών και τα τελωνεία. Τα έγγραφα SLI ενδέχεται να διαφέρουν από μεταφορέα σε μεταφορέα, αλλά συνήθως περιλαμβάνουν τα εξής στοιχεία:

• όνομα του αποστολέα και του παραλήπτη και τα στοιχεία επικοινωνίας τους
• πληροφορίες διαδρομής (μέθοδος μεταφοράς και σημείο προορισμού)
• περιγραφή των εμπορευμάτων
• βάρος και διάσταση της αποστολής
• Διεθνείς εμπορικούς όρους – Incoterms.

Συνοδευτικά έγγραφα αποστολής όταν στέλνετε με την Eurosender

Εμείς στην Eurosender στοχεύουμε πάντα στην καλύτερη κάλυψη των αναγκών των πελατών μας και γι’ αυτό προσπαθούμε να κάνουμε τη γραφειοκρατία με τα απαιτούμενα παραστατικά μεταφοράς, μια απλή και ομαλή διαδικασία. Έχουμε ψηφιοποιήσει και αυτοματοποιήσει σχεδόν όλες τις διαδικασίες που προηγουμένως γινόντουσαν σε χαρτί. Έτσι έχουμε εισάγει ένα μοντέλο λειτουργίας e-logistics, κάνοντας τα πράγματα να λειτουργούν καλύτερα και ταχύτερα. Έχοντας αυτό υπόψη, δείτε τι είδους συνοδευτικά έγγραφα αποστολής συνήθως απαιτούνται για τα φορτία που αποστέλλονται με την Eurosender.

Επιβεβαίωση κράτησης για την επιλεγμένη υπηρεσία αποστολής

Μόλις κλείσετε μια υπηρεσία αποστολής στη μηχανή κρατήσεων μας και πληρώσετε, θα λάβετε επιβεβαίωση της παραγγελίας σας στο email σας. Αυτή η επιστολή επιβεβαίωσης θα περιλαμβάνει το όνομα της υπηρεσίας που επιλέξατε και τις οδηγίες για τα επόμενα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε (πώς να προετοιμάσετε και να συσκευάσετε την αποστολή σας κ.λπ.). Επίσης, θα ειδοποιηθείτε μέσω email για την πρόοδο της αποστολής σας ή οποιαδήποτε αλλαγή στην παραγγελία (π.χ. η αποστολή σας έφτασε στη διεύθυνση παράδοσης, η παραγγελία σας ακυρώθηκε για κάποιο λόγο κ.λπ.).

Απόδειξη παραλαβής / Απόδειξη παράδοσης

Η απόδειξη παραλαβής είναι ένα από τα συνοδευτικά έγγραφα αποστολής που επιβεβαιώνει την παραλαβή της αποστολής από την εταιρεία μεταφορών και υπογράφεται από τον αποστολέα. Η απόδειξη παράδοσης υπογράφεται από τον παραλήπτη της αποστολής και επιβεβαιώνει ότι το δέμα παραδόθηκε στον τελικό του προορισμό και έγινε δεκτό από τον παραλήπτη. Σε περίπτωση που χρειάζεστε οποιοδήποτε από αυτά τα παραστατικά μεταφοράς, η Eurosender θα σας το στείλει κατόπιν αιτήματος στην ηλεκτρονική σας διεύθυνση.

Τιμολόγιο για τις παρεχόμενες υπηρεσίες αποστολής

Από τα συνοδευτικά έγγραφα αποστολής, ένα από τα πιο σημαντικά που ίσως χρειαστείτε, ειδικά εάν λειτουργείτε ως πελάτης της Eurosender, είναι το τιμολόγιο για τις υπηρεσίες που παρέχονται. Όταν κάνετε κράτηση μιας υπηρεσίας αποστολής με την Eurosender, λαμβάνετε στο email σας, εντός 24-48 ωρών μετά την ολοκλήρωση της παραγγελίας, ένα τιμολόγιο για την υπηρεσία αποστολής.

Εάν επιθυμείτε να εκδοθεί το τιμολόγιο με τα στοιχεία της εταιρείας σας, θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε επαγγελματικό λογαριασμό, ο οποίος παρέχεται δωρεάν. Μετά από αυτό, απλώς συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και κάντε την παραγγελία σας -αφού ο λογαριασμός θα περιέχει μόνο τα στοιχεία της εταιρείας σας, τα τιμολόγια θα εκδίδονται αυτόματα στο όνομα της εταιρείας.