Documenti di trasporto necessari per una spedizione internazionale
Per organizzare una spedizione è necessario compilare ed avere tutti i documenti di trasporto o di spedizione. La documentazione necessaria per la spedizione e il trasporto merci varia a seconda della tipologia di trasporto e della tratta. All’interno della pagina abbiamo raccolto le principali informazioni riguardo i diversi documenti di trasporto richiesti per la spedizione o per l’importazione o esportazione di merci: polizza di carico, assicurazione vettoriale, etichetta di spedizione e altri.
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Documentazione generale per spedizioni internazionali e trasporto merci
Polizza di carico (o Bill of Lading)
La polizza di carico (o Bill of Lading) è il principale documento di spedizione per il trasporto merci internazionale. La polizza di carico, chiamata anche lettera di trasporto merci, è utilizzata per qualsiasi modalità di trasporto merci (aerea, ferroviaria, navale o su strada). La polizza di carico o Bill of Lading rappresenta un contratto tra la compagnia logistica e lo speditore, utilizzata come prova di avvenuto ritiro da parte del vettore ed è trasportata da questi fino alla destinazione concordata. All’interno della polizza di carico sono riportate le parti coinvolte e informazioni sulla merce come la sua natura, le dimensioni, il peso e la quantità.
Assicurazione di trasporto o polizza vettoriale
Per affrontare eventuali danni o perdite incorsi durante il trasporto, indipendentemente dalla modalità utilizzata, è essenziale stipulare un’assicurazione di trasporto o polizza vettoriale. La polizza o assicurazione vettoriale copre eventuali danni o smarrimenti durante il trasporto della merce. L’assicurazione di trasporto o polizza vettoriale è solitamente stipulata tra lo speditore e il vettore oppure direttamente con una compagnia assicurativa.
Il certificato assicurativo specifica i dettagli dell’assicurazione o polizza vettoriale, tra cui massimale e franchigia. Il certificato contiene anche informazioni riguardanti la tipologia della merce assicurata, la destinazione e i termini e condizioni della polizza vettoriale.
Fattura commerciale per la spedizione
La fattura commerciale per la spedizione è un documento di trasporto richiesto per l’importazione o l’esportazione della merce. La fattura commerciale è indispensabile per il processo di sdoganamento nel caso di importazione o esportazione. Una fattura commerciale chiara e completa permette di velocizzare lo sdoganamento e di calcolare l’importo di dazi doganali dovuti. La fattura commerciale per la spedizione è un documento di trasporto indispensabile nel caso di spedizioni internazionali e contiene tutte le informazioni riguardanti la spedizione: parti coinvolte, motivi dell’importazione/esportazione, natura e valore della merce, nazione di fabbricazione e codice HS.
Etichetta di spedizione
Il documento di trasporto più diffuso ed utilizzato è l’etichetta di spedizione, sia per spedizioni standard sia per il trasporto merci. L’etichetta di spedizione è un documento di trasporto che contiene informazioni riguardanti la spedizione per permette alla compagnia di trasporto la sua consegna a destinazione. Le informazioni contenute nell’etichetta sono numerose: dettagli riguardanti il mittente, l’indirizzo del mittente, la data di ritiro, numero e peso dei colli, numero di tracciabilità, nome del vettore. In alcune situazioni l’etichetta contiene informazioni riguardo il contenuto della spedizione oppure il metodo di spedizione utilizzato. L’etichetta di spedizione deve sempre essere attaccata direttamente e fisicamente sul pacco o sul cargo trasportato.
Lettera di istruzioni allo spedizioniere
La lettera di istruzioni allo spedizioniere è un documento di trasporto spesso incluso tra la documentazione per il trasporto merci. All’interno della lettera di istruzioni allo spedizioniere sono indicate informazioni e istruzioni allo spedizioniere riguardanti il trasporto merci e la consegna della spedizione stessa. La lettera di istruzioni allo spedizioniere è un documento di spedizione che permette al vettore di operare come spedizioniere autorizzato alla dogana. La lettera di istruzioni allo spedizioniere è un documento di trasporto che varia a seconda dell’operatore logistico coinvolto, ma contiene di norma le seguenti informazioni:
- nome dello speditore e del destinatario e relativi contatti;
- informazioni sul trasporto, tra cui metodo di trasporto e destinazione;
- descrizione della merce;
- peso e dimensioni della spedizione;
- Incoterms.
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Documenti per spedizioni e trasporto merci internazionale con Eurosender
L’obiettivo di Eurosender è semplificare il processo logistico, per cui puntiamo a rendere semplice ed intuitivo l’utilizzo e la compilazione dei documenti di spedizione e trasporto merci necessari. Abbiamo digitalizzato tutta la documentazione di trasporto e i procedimenti di spedizione che solitamente impiegano documenti cartacei per implementare un modello di logistica digitale e leggera. Di seguito sono riportati i principali documenti quando prenoti i nostri servizi e le relative informazioni.
Conferma di prenotazione della spedizione
Al termine della prenotazione del servizio di spedizione sulla nostra piattaforma e in seguito all’avvenuto pagamento riceverai un’email contenente la conferma della prenotazione. Tale comunicazione contiene il nome del servizio prenotato e le istruzioni riguardanti i passi successivi (ad esempio, come imballare la merce). Ulteriori email saranno inviate per aggiornamenti sullo stato della spedizione o per qualsiasi modifica o cambiamento di dettagli della prenotazione o del servizio.
Prova di avvenuto ritiro / prova di consegna
La prova di avvenuto di ritiro è un documento di trasporto che attesta e conferma l’avvenuto ritiro della spedizione da parte del vettore ed è firmato dal mittente. La prova di consegna viene consegnata al destinatario per confermare l’avvenuta consegna e l’accettazione della spedizione stessa. È possibile richiedere uno o entrambi i documenti di spedizione via email direttamente ad Eurosender.
Ricevuta della prenotazione
Uno dei più importanti documenti di trasporto è rappresentato dalla ricevuta della prenotazione del servizio di spedizione o trasporto merci. Quando prenoti un servizio di spedizione o trasporto merci tramite la piattaforma di Eurosender ricevi la ricevuta della prenotazione via email entro 24/48 ore dalla compilazione dell’ordine.
Per una ricevuta o fattura a nome della tua azienda è necessario registrarsi gratuitamente e creare un account aziendale. Una volta registrati basterà accedere al proprio account personale ed effettuare una prenotazione per avere la fattura a nome dell’azienda.
OPZIONI DI SPEDIZIONE
Soluzioni di spedizione e trasporto disponibili con Eurosender
A seconda delle dimensioni e dell’urgenza della spedizione puoi richiedere diverse opzioni di spedizione.
Assicurazione di traporto con Eurosender
Eurosender prevede diverse tipologie di assicurazione sulla spedizione per i propri clienti. L’assicurazione di trasporto e la copertura della polizza vettoriale variano a seconda del valore della merce o degli articoli e della tipologia di spedizione. Per ulteriore sicurezza è disponibile un’assicurazione di trasporto addizionale a prezzi molto bassi. Per ulteriori dettagli ed informazioni riguardo le opzioni di assicurazione di trasporto disponibili visita la nostra pagina dedicata.
Nota di credito
Nel caso di cancellazione della propria prenotazione con Eurosender prima del ritiro della spedizione oppure quando un reclamo è stato accettato (ad esempio nel caso di danno o smarrimento) riceverai un’email contenente tutte le informazioni utili. La comunicazione contiene anche la nota di credito, il documento che conferma e certifica l’importo del rimborso dovuto.
Fattura proforma
Una fattura proforma è un documento di spedizione molto spesso incuso nella documentazione per il trasporto merci, soprattutto nel caso di importazione o esportazione di merci. La fattura proforma non ha valore a fini fiscali, ma rappresenta un fac-simile della fattura vera e propria. La fattura proforma è spesso utilizzata per verificare la correttezza dei dati e conoscere il valore della prestazione.
Quando spedisci con Eurosender, la fattura proforma può essere utilizzata nella documentazione per il processo di sdoganamento. La fattura proforma è utilizzata, ad esempio, nel caso di spedizioni tramite il Servizio Espresso tra due Stati diversi con l’attraversamento di una dogana. Fornire tutti i dati richiesti e necessari all’interno della fattura proforma permette di velocizzare e semplificare il processo di sdoganamento. La fattura proforma non è richiesta nel caso di spedizioni all’interno del territorio dell’Unione Europea.
Quando prenoti il nostro Servizio Espresso ricevi via email un link per compilare la fattura proforma necessaria al processo di sdoganamento. Una volta compilata la fattura proforma, riceverai una copia via email. È fondamentale stampare la fattura proforma e consegnarla al vettore al momento del ritiro della spedizione.
Altri documenti di trasporto che potrebbero essere richiesti per le spedizioni internazionali
Quando prenoti una spedizione internazionale sulla nostra piattaforma, potrebbero essere richiesti ulteriori documenti di trasporto per il processo di sdoganamento legato all’importazione o all’esportazione. I documenti di trasporto richiesti per le spedizioni internazionali variano a seconda dei singoli casi e Stati. Alcuni documenti di spedizione richiesti sono, ad esempio, la ricevuta di acquisto dei prodotti o il certificato di autenticità.