Types de documents nécessaires pour la livraison internationale de marchandises

D’un point de vue logistique, la documentation constitue la base de toute opération de transport. Selon le cas, les types de documents nécessaires pour la livraison internationale de marchandises peuvent être différents. Il n’en reste pas moins que l’expéditeur doit être au courant des formalités à accomplir. Poursuivez la lecture pour en savoir plus sur les principaux documents de transport exigés pour les envois à l’exportation / importation. Vous trouverez ci-dessous la liste de référence pour les expéditions avec Eurosender.

Documents d’expédition généraux

Connaissement

Le connaissement est l’un des principaux documents nécessaires pour la livraison internationale de marchandises, qu’elles soient acheminées par voie routière, maritime ou aérienne. Que signifie exactement un connaissement ? C’est un contrat conclu entre l’entreprise de transport et l’expéditeur qui sert de preuve du fait que l’envoi a été pris en charge par le transporteur et sera transporté par ce dernier vers une destination convenue. Ce document enregistre les parties au contrat de transport, ainsi que la nature, le poids et le nombre / volume des marchandises chargées.

Assurance de transport / Certificat d’assurance

Quel que soit le mode de transport choisi (routier, ferroviaire, aérien, maritime ou fluvial), les marchandises sont exposées à de nombreux risques, tels que l’endommagement, la perte, la détérioration, etc., lors du transport. Il est donc essentiel pour l’expéditeur de disposer d’une assurance livraison dans le cadre des documents de transport exigés pour l’acheminement de fret, de définir clairement l’étendue des risques couverts et d’avoir tous les documents d’assurance transport en ordre. L’expéditeur conclut généralement un contrat d’assurance livraison soit par l’intermédiaire de la société de transport, soit directement avec une société d’assurance spécialisée dans le transport.

Un document qui précise le type et l’étendue de la couverture de l’assurance livraison s’appelle le certificat d’assurance transport. Le certificat en question contient également des informations sur les types de produits à assurer, ainsi que sur leur destination et précise les dispositions de l’assurance transport.

Facture commerciale pour le transport de marchandises

Une facture commerciale est un papier spécifique qui fait partie des documents clés pour l’expédition de marchandises à l’exportation / importation. Ce document facilite le passage en douane de vos articles et fait partie des pièces requises pour le dédouanement. Une facture commerciale dûment remplie permet aux autorités douanières de déterminer rapidement les taxes et droits à l’importation qui s’appliquent à vos produits, ce qui permet d’éviter les retards. Cette pièce est l’un des documents de transport exigés pour l’expédition internationale, car elle fournit des détails nécessaires concernant vos marchandises et toutes les parties impliquées dans ce processus: les noms et adresses de l’exportateur et de l’importateur, une description détaillée des articles expédiés, la raison de leur exportation, le pays de fabrication et les codes du système harmonisé qui sont utilisés pour la classification des produits commercialisés.

Veuillez consulter notre article dédié pour en savoir plus sur les factures commerciales et les circonstances dans lesquelles elles sont exigées.

Étiquettes d’expédition

Les étiquettes d’expédition (ou étiquettes de transport) sont probablement l’un des documents les plus connus qui sont nécessaires pour la livraison internationale de marchandises, que ce soit pour les expéditions standard ou pour le fret. Dans certains pays, elles sont également appelées lettres de transport aérien (AWB). Une étiquette de transport affiche des informations essentielles sur votre envoi qui permettent à la compagnie de transport de l’acheminer depuis le point d’enlèvement à sa destination finale. Ces informations comprennent l’adresse de l’expéditeur et du destinataire, la date d’enlèvement, le nombre d’articles expédiés, leur poids et le numéro de suivi. L’étiquette de transport contient le nom du transporteur qui effectuera la prestation et peut également spécifier le contenu, surtout s’il s’agit d’un envoi international. L’étiquette de transport contient également des informations sur le mode d’expédition (par exemple, Express, Standard, etc.) choisi par l’expéditeur afin que le transporteur puisse s’assurer que le service payé est dûment fourni. Contrairement aux autres types de documents de transport, les étiquettes d’expédition doivent être physiquement fixées aux colis ou à tout autre type de cargaison transportée.

Lettre d’instruction de l’expéditeur

Une lettre d’instruction de l’expéditeur (SLI) fait généralement partie des documents de transport exigés pour les envois de fret. Il s’agit d’un document que l’exportateur fournit au transporteur avec toutes les instructions concernant la manière dont les marchandises expédiées seront livrées et le lieu vers lequel elles seront acheminées. Elle habilite l’entreprise de transport à agir en tant que transitaire agréé pour le contrôle des exportations et les douanes. Les documents SLI peuvent varier d’un transporteur à l’autre, mais ils comprennent généralement les éléments suivants:

• noms de l’expéditeur et du destinataire et leurs coordonnées ;
• informations sur l’itinéraire (méthode de transport et point de destination) ;
• description des marchandises ;
• poids et dimensions de l’envoi ;
• Incoterms.

Documents pour l’expédition de marchandises à l’international avec Eurosender

Chez Eurosender, nous nous efforçons toujours de répondre au mieux aux besoins de nos clients et de simplifier au maximum les formalités administratives nécessaires à l’expédition via notre plateforme. Nous avons numérisé et automatisé pratiquement tous les processus qui étaient auparavant effectués sur papier. Tout cela pour digitaliser notre modèle logistique et pour vous offrir une expérience client inégalée via les processus plus efficaces et plus rapides. Dans cette optique, découvrez quels types de documents d’expédition accompagnent généralement vos envois confiés à Eurosender.

Confirmation de réservation pour le service d’expédition sélectionné

Une fois la commande d’expédition passée sur notre moteur de réservation et le paiement effectué, vous recevrez la confirmation de votre commande à votre adresse électronique. Cette lettre de confirmation comprendra le nom du service que vous avez sélectionné et les instructions sur les prochaines étapes à suivre (comment préparer et emballer votre envoi, etc.). Vous serez également informé par courriel de la progression de votre envoi ou de tout changement dans la commande (par exemple, votre envoi est arrivé à son adresse de livraison, votre commande a été annulée pour une raison quelconque, etc.).

Preuve d’enlèvement / Preuve de livraison (POD)

La preuve de l’enlèvement est l’un des documents de transport qui peuvent être exigés par l’expéditeur pour confirmer l’enlèvement de l’envoi par la société de transport. Cette pièce est signée par l’expéditeur. Une preuve de livraison (POD) est signée par le destinataire de l’envoi et confirme que le colis a été livré à sa destination finale et a été accepté par le destinataire. Si vous avez besoin de l’un des documents susmentionnés, Eurosender vous l’enverra sur demande à votre adresse électronique.

Facture pour les services d’expédition fournis

Parmi les autres types de documents importants pour l’expédition de marchandises, surtout si vous êtes un client professionnel d’Eurosender, est la facture pour les services rendus. Lorsque vous réservez le service d’expédition auprès d’Eurosender, vous recevez une facture à votre adresse électronique dans les 24-48 heures suivant la passation de la commande.

Si vous souhaitez que la facture soit émise avec les coordonnées de votre entreprise, vous devrez d’abord créer un compte professionnel gratuit. Ensuite, il vous suffit de vous connecter à votre compte et de passer la commande – puisque le compte ne contiendra que les informations relatives à votre entreprise, les factures seront automatiquement émises avec tous les détails nécessaires.